Geschäftsführer-Assistenz
Das Ziel einer guten Chef-Assistenz-Beziehung sollte sein:
- Assistenz und Chef als schlagkräftiges Alphateam,
die einander nicht nur ertragen, sondern tragen - respektvoll und offen einander die Meinung sagen
- unnötige Arbeit vermeiden
Aufgaben der Geschäftsführer-Assitenz können sein hauptsächlich sein Kaffee-Automatenbedienung oder schlicht und einfach ALLES – immer abhängig vom Chef und von der Assistenz!
Aber jetzt im Ernst: Dieser Position können meist keine Umsätze zugeordnet werden, dennoch wird man überall gebraucht und diese Aufgaben und Kompetenzen gehören i.d.R. dazu:
- Organisieren
- Schreiben
- Ausführen
- fröhlich sein
- Digitalisierung
- BWL
- Controlling
- Personaladministration
- Personalverwaltung
- Personalführung
- PR/Öffentlichkeitsarbeit
- Veranstaltungsmanagement
- Marketing – Offline wie Online
- Vertrieb
- Exportsachbearbeitung
- Immobilien- und Facility-Management
- Vertragswesen
- Steuerrecht
- Buchführung/Kostenrechnung
- Statussymbol für den Chef (im besten Fall gepflegt und attraktiv)
- Verständnis für die Persönlichkeit des Chefs
- Postzentrale
- Reisebüro
- OfficeManagement
- Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit
- Eigeninitiative
- soziale Kompetenz
- Geduld und Nervenstärke
- innere Stabilität / gefestigte Persönlichkeit
- Zurückgenommenheit und Demut
- Fehler korrigieren, bevor sie passieren
- Selbstdisziplin
- Internet-Recherchen
- Kostenabrechnung
- Datenmanagement
- Präsentationen
- Websites programmieren
- erstklassige Umgangsformen
- perfekte Rechtschreibung
- Verlässlichkeit/Zuverlässigkeit
- Multitasking
- Lebenserfahurng
- Zehnfingersystem mit hoher Geschwindigkeit
- Fremdsprachen
- IT
- Reporting
- Coaching
- Ehrlichkeit
- Prozessoptimierung
- Stenografie / Protokollführung
- Kritigfähigkeit
- Sorgfalt / Genauigkeit
- Sorgfalt / Genauigkeit
- Mut
- Menschenkenntnis
- Manieren / Höflichkeit
Diese Position pendelt zwischen Selbstständigkeit und Abhängigkeit, zwischen Einfluss und Ohnmacht.
UND: (Wenn hier der Chef ein Mann ist, was meistens wirklich ist…) Man lernt in diesem Job mehr über Männer, als in einer Beziehung, auch wenn man nur Brüder hatte und vom Vater großgezogen wurde. oopppo
Wie schaut’s mit dem Gehalt aus?
Hier gibt’s alles vom Fließband-Lohn bis 60.000 Euro im Topmanagement oder sogar Ausrutscher in Höhe von 100.000 Euro im Jahr. Alles ist hier möglich. Abhängig vom Alter, Berufserfahrung, Unternehmsgröße, Branche. Und es gilt auch hier: Man verdient i.d.R. nicht das, was man verdient, sondern was man verhandelt 😉
Wer braucht denn eine Assistenz bzw. wann?
Einige Fakten dazu:
- Eine Halbtagskraft braucht man schon, wenn 5 Mitarbeiter koordiniert abreiten sollen.
- Peanuts werden zu Bergen, wenn immer alle nur produzieren und niemand aufräumt!
- Gewissen, Gedächtnis, Kummerkasten und Kalender in einem – wo gibt’s sowas sonst?
Wer noch eine Schippe drauflegen will, der sollte:
Gerade im Sekretariat müssen Freiräume geschaffen werden, um Potenziale zu fördern! Es scheitert oft daran, dass sich ‘Kleinigkeiten’ und ‘Routine-Aufgaben’ ja nicht von alleine erledigen, während man die nächsten Veranstaltungen plant. Es mag ein Luxus sein, aber ganz oft lässt sich aus einer Geschäftsführer-Assistenz eine Vollblut-Managerin herausholen, wenn man ihr selbst ein zwei oder drei Mal die Woche eine Halbtagssekretärin an die Seite stellt – eine Vertretung, eine Aushilfe, einen Springer. Das ist eine ungeheure Wertschätzung!
Meistens kommt es sogar preiswerter für den Chef, da man sich dann zum Beispiel wieder teure Eventagenturen sparen kann, da die Assistenz nun wieder die Zeit für individuelle Feiern nehmen kann! ALSO: Wenn du eine gute Assistenz hast und diese mehr machen will, dann versuche sie zu halten und geb ihr endlich die Wertschätzung, die sie verdient!
Gute Fragen fürs Vorstellungsgespräch vom AG:
- Warum bewerben Sie sich gerade bei uns?
- Welche Kenntnisse und Stärken möchten Sie auf jeden Fall im Job anwenden können?
- Wie sieht für Sie die perfekte Assistentin aus?
- Wie sieht für Sie der perfekte Chef aus?
- Sind Sie mehr die Schreiberin oder die Organisatorin?
- Was können Sie, was mein iPhone nicht kann?
- Was könnte Sie von anderen Assistentinnen unterscheiden?
- Haben Sie vorher in einem Einzelbüro oder im Team gearbeitet? Was können Sie besser?
- Haben Sie bisher für einen oder mehrere Chefs gearbeitet?
- Haben Sie vorher an Projekten mitgearbeitet und wenn ja, wie sahen die aus?
- Warum haben Sie die letzte Stelle verlassen?
- Wie gehen Sie mit Langeweile um?
- Wie gehen Sie mit Überlastung um?
- Wie sieht Ihre nächste 5-Jahres-Planung aus?
