Die ALPEN-Methode ist ein Begriff des Zeitmanagements und ist eine vergleichsweise einfache, bei richtiger und konsequenter Handhabung aber sehr effektive Art, seinen Tagesablauf zu planen. Diese Methode (nach Lothar J. Seiwert) benötigt nur wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans.

Die fünf Elemente sind:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  Im optimalen Fall geschieht dieser Step schon einen Tag vorher – ansonsten halt bevor du in den Tag startest als Morgen-Routine. Notiere alles, was du an diesem Tag erledigen willst:
  • notwendige Arbeiten aus deinem Aufgabenkatalog der entsprechenden Woche bzw. des Monats
  • unerledigtes vom Vortag
  • neu hinzukommende Tagesarbeiten
  • Telefonate und Korrespondenzen, die zu erledigen sind
  • periodisch wiederkehrende Aufgaben
• Länge schätzen und Zeitfenster definieren
  Notiere hinter jeder Aktivität den Zeitbedarf, den du dafür ungefähr veranschlagen musst. Die Zeit ist begrenz und acht Stunden bleiben nun mal acht Stunden.
  Vorteile: das Limit wird meistens eingehalten, man arbeitet erheblich konzentrierter und unterbindet Störungen wesentlich konsequenter, man entwickelt ein gesundes Zeitgefühl und man hat dadurch die Möglichkeit zur Optimierung
  Dabei ist wichtig:
  • dass der Zeitaufwand realistisch eingeschätzt wird, und dass hier Erfahrungen ausgewertet werden
  • dass der voraussichtliche Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen wird
  • dass ein Zeitlimit gesetzt wird
  • dass Termine mit genauen Uhrzeiten notiert werden
• Pufferzeiten einplanen
  “Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt.” – Verplane daher nur einen Teil deiner Arbeitszeit. Lothar Seiwert empfiehlt: etwa 60 Prozent. DAS ist eine Grundregel der erfolgreichen Zeitplanung! Unvorhergesehene Ereignisse,  andere Störungen, Zeitdiebe und persönliche Bedürfnisse erfordern es, dass man auch Spielraum mit einplant. Deine Zeit-Planung sollte deshalb aus diesen drei Brocken bestehen:
  • 60% für geplante Aktivitäten
    (festgehalten im Tagesplan)
  • 20% für unerwartete Aktivitäten
    (Störungen und Zeitdiebe)
  • 20% für soziale und spontane Aktivitäten
    (kreative Zeiten)
• Entscheidungen treffen
  Man neigt erfahrungsgemäß, mehr als 60% der verfügbaren Arbeitszeit zu verplanen – deshalb musst du deinen Aufgabenkatalog erstmal rigeros auf ein realistisches Maß entrümpeln, indem du:
  • Prioritäten setzt
  • Kürzungen vornimmst und
  • delegierst.
• Nachkontrolle
  Die erneute Kontrolle aller nicht am Tag bearbeiteten Aufgaben und deren Erfüllungsgrad kann schon eventuell vergessene oder doch nicht ganz erledigte absichern. Offene Aufgaben müssen dann natürlich noch in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen werden.
  Wenn man eine Aufgabe irgendwann schon mehrfach von einem Tag auf den nächsten geschoben hat, dann wird es irgendwann lästig. Da hast du jetzt zwei Möglichkeiten:
  • Aufgabe endlich anpacken
  • Aufgabe aus der Liste streichen
    (vorher natürlich überlegen und Konsequenzen bedenken)