Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist hilft dir dabei Prioritäten zu setzen – welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig zu behandeln sind.
Vorteile sind ganz logisch:
- Termine werden eingehalten
- Optimierung der Arbeitergebnisse
- positive Auswirkung auf dein Umfeld
> wenn du entspannter bist und alles erledigt bekommst, ist auch dein Umfeld zufrieden! - Vorbeugen von Konflikten
- effizientere Zeitnutzung
- weniger Stress
- man selbst ist zufriedener mit seiner Arbeit
- es läuft irgendwie einfach – und das ist geil!
Sobald die Liste aller deiner Aufgaben steht, kannst du beginnen zu markieren:
- A-Aufgaben
Das sind die allerwichtigsten Aufgaben! Diese Aufgaben können tatsächlich nur von dir erledigt werden + können NICHT delegiert werden + sind vom größtem Wert! - B-Aufgaben
Diese Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und (teilweise) delegierbar. - C-Aufgaben
Dies sind Aufgaben mit geringem Wert – das heißt nicht, dass sie auch einen geringen Arbeitsaufwand besitzen. In diesen Bereich fallen Routine-Aufgaben, sowie Aufgaben, die sich leicht durch einen Leitfaden darstellen lassen. - D-Aufgaben
Sind weder wichtig noch dringen, bzw. so unwichtig und nicht dringlich, dass die anderen Prioritäten sie einfach verdrängen und deshalb landen sie im Papierkorb!
Das Eisenhower-Prinzip nimmt KEINE Rücksicht darauf, auf welche Aufgaben du gerade Bock hast oder was dir Spaß macht – hier geht es rein um die Wirtschaftlichkeit und ein möglichst effizientes Vorankommen.
Wenn die Aufgaben, die du dabei grundsätzlich selbst erledigen solltest, keinen Spaß machen und die Aufgaben, die unter Delegation fallen, eigentlich eher dein Ding wären – solltest du mal über einen Berufswechsel nachdenken bzw. ein Up- oder Down-Grade deiner aktuellen Arbeitsstelle.
Wobei das genauso auch im privaten Bereich eingesetzt werden kann – wenn du irgendwie immer nur Sachen machen musst (weil sie tatsächlich in deinen Verantwortungsbereich fallen), die dir keinen Spaß machen, dann denk mal darüber nach, dich neu zu positionieren oder sonst irgendwas anderes zu verändern.
… auf Dauer Dinge zu machen, die einem keinen Spaß machen ist nämlich definitiv nicht gesund! 🙂
WAS DU AUF JEDEN FALL BEACHTEN SOLLTEST:
Mache pro Tag nicht nur A-Aufgaben! Wenn du immer nur A-Aufgaben deiner Liste erledigst, bist du immer im Stress und hast immer Druck gerade noch deine Aufgaben fertig zu bekommen. Frag dich mal – warum sind die A-Aufgaben überhaupt A-Aufgaben? Wenn sie kurzfristig reinkommen, dann ist es so, dass kurzfristig dringende Aufgaben entstehen – ist halt so!! Alle anderen Aufgaben, die erst dringend wurden, als du sie zu lange aufgeschoben hast – ich rate dir: Versuche das auf alle Fälle zu vermeiden!
Warum? – Na wer braucht schon unnötigen Stress! 😀 Außerdem steckt hinter so einer Aufschieberitis immer jede Menge Zeitverschwendung und nimmt dir die Freiheit, flexibel reagieren zu können!
Nochmal zum genauen Zeitplan:
Davon ausgehend, dass du nur 60% deiner Zeit tatsächlich fix verplanen solltest – empfiehlt Lothar Seiwert diesen verplanten Teil mit der A-B-C-Analyse in diesem Verhältnis zu besetzen:
- 60% der verplanten Zeit für A-Aufgaben
- 25% der verplanten Zeit für B-Aufgaben
- 15% der verplanten Zeit für C-Aufgaben
- 0% der verplanten Zeit für D-Aufgaben
ODER auf die Gesamtzeit gesehen:
- 36% deiner Gesamt-Arbeitszeit für A-Aufgaben
- 15% deiner Gesamt-Arbeitszeit für B-Aufgaben
- 9% deiner Gesamt-Arbeitszeit für C-Aufgaben
- 0% deiner Gesamt-Arbeitszeit für D-Aufgaben
- 20% unerwartete Aktivitäten
- 20% soziale Aktivitäten
Delegation ist ein Schlüssel zu effizienter Arbeit und Zeitgewinn.
Wer NICHT effektiv delegiert, betreibt auch KEIN effektives (Zeit-)Management! #isso
Vorteile von Delegation:
- Selbstentlastung
- Zeit für A-Aufgaben
- Chancen der Mitarbeiter, sich weiterzuentwickeln (Motivation). Mitarbeiter reagieren eigentlich immer positiv auf richtig angewandte Delegation, d.h. auf die Übertragung von Arbeitsaufgaben und Kompetenzen plus Verantwortung in Kombination mit allen relevanten Informationen.
>> ALLES, was nicht zwingend von dir erledigt werden muss – SOLLTEST du abgeben!
OUTLOOK-Tipp:
A-B-C-Aufgaben können mit Outlook perfekt umgesetzt werden!
Bei jeder Aufgabe kannst du diese mit einem Ausrufezeichen oder einem Pfeil markieren.
So sieht das dann aus:
Wenn ich meine Aufgaben durchgehe und sortiere, markiere ich also so:
- A-Aufgaben = ROTES AUSRUFEZEICHEN = sofort selber machen
- B-Aufgaben = KEINE MARKIERUNG = exakten Termin festlegen und selbst machen
- C-Aufgaben = BLAUER PFEIL = delegieren (nachkontrollieren durch Wiedervorlage!!)
- D-Aufgaben = VERSCHIEBUNG IN DEN PAPIERKORB – die Aufgaben werden einfach gelöscht!
ggf. davor noch beteiligte Personen informieren, dass man diese Aufgabe nun doch nicht macht, weil sie sowohl von geringer Dringlichkeit, als auch von geringer Wichtigkeit sind
