keep the minutes!

Führe Protokoll!

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Ich hab nicht viel Zeit, um diesen Beitrag zu schreiben, weil ich tatsächlich jetzt gleich auch noch ein Protokoll fertig machen muss – aber besser kurz, als gar nicht! 😉


Gründe und Ziele der Protokoll-Führung:

  • Wissen: Wir alle sind bloß Menschen und Menschen sind vergesslich. Teilweise können wir schon am Ende vom Meeting nicht mehr alle Agenda-Punkte aufzählen. Durch ein Protokoll wird ein komplettes Meeting dokumentiert und es können dadurch keine Informationen mehr verloren gehen. Das allgemeine Wissens-Level wird erhöht!
  • Transparenz: Vorgänge werden vollständig und verständlich abgebildet und auch für zum Beispiel andere Abteilungen nachvollziehbar gemacht. Auch ‘Nicht-Anwesende’ erhalten Einblick.
  • Kontrolle: Während eines Meetings werden Ziele festgesetzt. Mit einem Protokoll kann beim nächsten Meeting der gewünscht Soll-Zustand mit dem tatsächlichen jetzigen Ist-Zustand verglichen werden, um Defizite festzustellen und aktuelle Entwicklungen zu überprüfen.
  • Grundlage: Ein Protokoll kann allen Beteiligten für die weitere Arbeit als Grundlage und Orientierungshilfe dienen. Protokolle fördern effizientere Arbeit, Fokus und eine bessere Zielerreichung.
  • Beweismittel: “Was schwarz auf weiß steht – gilt!”

Wann empfehle ich Protokolle zu machen?

Jaaa irgendwie immer 😀 Also bei Meetings, Versammlungen, Sitzungen, Mitarbeiter-Gesprächen – bei allem geschäftlichen sowieso!! Aber sogar privat empfehle ich das: Zum Beispiel bei Vereins-Sitzungen und ja sogar bei Familien-Krisensitzungen oder Familien-Feiern, je nachdem ob dort relevante Dinge besprochen werden und wer dann alles betroffen ist.